为加强学校档案工作，充分发挥档案的作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为本校发展服务，特制定本制度。
学校档案，是指学校在教育教学活动过程中直接形成的对学校有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
1.学校要将档案工作和档案上等级工作纳入学校工作的议事日程；纳入分管领导和档案员工作职责；纳入教职工范围和考核奖惩制度。
2.学校应配备政治素质高、业务能力强、热爱档案工作的专职人员，并保持相对稳定。
3.文件材料均由各部门进行收集、整理、立卷、归档。任何部门和个人不得擅自处理。
4.公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
三、档案管理
文书档案：是指学校党、政、工、团（队）在实际工作中形成的文件材料。
教学档案：是指学校及教师个人在全部教学活动中形成的文件材料。
教育档案：是指学校对学生进行教育管理中形成的文件材料。
会计档案：是指学校的财务工作中形成的账、表、凭证等材料。
后勤档案：是指学校的基础建设、生产、科研等方面形成的材料。
2.归档时间：文书、会计档案材料每年四月份进行立卷归档；教学、教育档案材料每学年结束后立卷归档。后勤档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。
4.卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和处理结果。
5.卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，并拆除卷内金属物。
6.案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面要用钢笔填写，字迹要工整清洁。
7.文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。
8.综合档案室要做到有专室、专柜、专（兼）职人员负责，切实做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
2.严守档案材料机密，不准随便转借档案。未经许可不得擅自摘录和复制。
3.爱护档案，不得拆卷、涂改、撕毁、圈点、划道、拆叠等。
4.经批准摘录的材料，要经档案室工作人员审查。证明性材料，必须校对无误后盖章。
5.外借档案必须经主管领导同意，并向档案人员办理借阅登记手续。借出时间，一般不得超过七天，超过时间另行办理手续。
学校综合档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门有关档案鉴定的规定。认真做好档案的鉴定工作。对超过保管期限，失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报本单位领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，防止失密。
六、档案管理人员职责
1.按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2.按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3.遵纪守法、忠于职守，努力维护学校档案的完整与安全。
七、本制度自2016年4月22日起开始执行。
