山西师范大学实验中学档案管理制度
档案资料管理是学校常规管理的一个重要组成部分。它既是学校管理、教育教学、财务工作的历史记录，又是全校教职工工作成绩的客观见证。为了学校重要材料及时完整的保存，做到相关工作有据可查，使档案材料管理制度化、规范化。结合学校实际，制定本方案。
一、档案工作领导组
组 长：校长 校党委书记
副组长：分管办公室工作领导
成 员：校领导及相关处室主任
下设办公室：
主 任：办公室主任
工作人员：学校档案管理员及各处室主任（负责人）指派的联络员。
二、健全档案材料
各处室主任（负责人）为本处室档案管理第一负责人，及时登记、分类整理档案材料，保证文件资料齐全完整，及时存档。
（一）办公室
1.学校档案室存档资料
（1）会议记录；
（2）上级正式来文及学校红头文件；
（3）有关协议、合同；
（4）年鉴；
（5）人事档案；
（6）工资档案；
（7）职称评审过程性材料；
（8）行政人员学期考核结果；
（9）光荣册；
（10）领导班子合影照片；
（11）教职工花名册；
（12）学校工作计划、总结、学校述职报告。
2.本处室存档资料
（1）行政人员请假条；
（2）劳动纪律检查情况；
（3）须交师大档案馆的档案复印件。
（二）学务处
1.学校档案室存档材料
（1）招生花名册、学籍材料（打印装订成册）；
（2）分班花名册；
（3）高中各年级任课教师一览表及课表；
（4）期中、期末考试试卷（保存六年）；
（5）教师系列量化考核方案及结果；
（6）学校组织的各项活动材料，如运动会、“春之声”、“夏之韵”、“秋之实”、“冬之颂”等活动相关材料。
（7）初三、高三年毕业照片、电子档照片及毕业学生名单。
2. 处室存档资料
（1）常规检查材料（课堂检查、作业批改）；
（2）教师个人计划、总结（保存五年）；
（3）休学、复学、转学借读相关材料；
（4）特长生相关材料；
（5）请假条存根；
（6）实习生相关材料。
（三）学导处
1.学校档案室存档资料
（1）举办的大型活动的方案、结果；
（2）市级以上优秀团队及个人获奖资料；
（3）班级量化考核方案及结果（班主任考核资料）；
（4）省级以上各类创建工作资料。
2.处室存档资料
（1）医保、社保、生育险等方面材料；
（2）教职工体检材料；
（3）心理健康方面材料；
（4）国旗下讲话材料、文明之星；
（5）学生的评先选优材料；
（6）学生公寓管理材料；
（7）安全方面材料。
（8）班主任工作计划、总结（五年）
（9）校服、床上用品、军训服等招标协议；
（10）《学生行为规范考核条例》材料；
(11)学生神团组织：人员结构、实施方案等；
（12）研究性学习材料；
（13）物业管理材料
（四）学研处
1.学校档案室存档资料
（1）各类评先选优的方案、工作安排、结果；
（2）关于学研工作的制度、方案；
（3）上级部门安排的相关培训项目材料；
（4）校际交流的方案、过程性材料；
（5）“优质课”实施方案、工作安排、结果；
（6）国培教师鉴定表、问卷等过程性材料；
（7） 研讨课、大教研、暑期研讨、中高考研究等工作的方案、总结。
2.处室存档资料
（1）常规管理工作的过程性记录；
（2）各级各类的学生竞赛活动；
（3）各级各类教师专业发展培训活动。
（五）后勤处
1.学校档案室存档资料
（1）房屋和建筑物档案；
（2）学校固定资产或者设备档案；
（3）维修、建设项目材料；
（4）财务档案类：账册资料、记账凭证、财务报表、工资表。
2.处室存档资料
（1）水电暖缴费记录；
（2）物业用料记录;
（3）出库入库凭证。
（六）校党委
1.上级党组织有关党的建设的文件材料；
2.本校党委、党扩大会、纪要、决议及会议讨论的文件；
3.党委工作计划、报告、总结；
4.以党委名义召开的工作会议材料；
5.党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级会议发言稿；
6.党委系统重要统计材料；
7.重要群众来信来访材料及处理意见；
8.党委组织的活动过程性材料；
9.其他有保存价值的文件材料。
（七）校团委
1.学校档案室存档资料
（1）“五四”表彰名单；
（2）新入团团员名单；
（3）学生组织干部换届一览表；
2.处室存档资料
（1）学生社团资料;
（2）团学联合会主办的系列主题活动材料；
（3）青年志愿者主题活动资料。
（八）工会
1.学校档案室存档资料
（1）关于工会工作的制度、章程、方案；
（2）各类工会活动过程性材料；
（3）教代会材料；
（4）工会组织机构图。
2.处室存档资料
（1）常规工作过程性记录；
（2）工作计划、总结。
（九）其他需要在校档案室存档资料
1.相关单位与学校签订的有关协议、合同；
2.招标材料；
3.重要影像材料
4.其他需要存档的材料。
三、档案管理
（一）归档管理
各处室档案联络员及时分类整理，交学校档案室存档并填写《山西师范大学实验中学归档资料登记表》。
（二）档案借阅
1.需要借阅档案资料者，须填写《山西师范大学实验中学档案资料（查）借阅申请表》，由处室主任（负责人）、分管校领导、校长签字批准后方可借阅。
2.借阅档案（资料）需当面点清，并按指定范围查阅。要注意保密，不许传看或转用，必须专人专用；不准与无关人员议论档案内容；不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；
3.档案借阅的最长期限为一周，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员并另行办理续借手续；对已借出档案，档案管理人员依据登记表信息定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报办公室主任或校长；
4.要爱护档案，要轻拿、轻放、轻翻，以免损坏。严禁在档案（资料）上写字、划线或作记号等；
5.大批利用或复印档案资料，须事先和档案管理员取得联系，经校长批准后方可进行。
四、其他说明
（一）上级正式来文必须经校长办公室统一《公文处理卡》呈校长签署意见后，由办公室统一存档；
（二）招标材料统一由招标负责人存档；
（三）相关处室出台的方案、制度，须由校领导签字后存档；
（四）各处室可根据本部门实际需要对本制度未涉及到的一些项目的过程性资料自主存档。
（五）由处室留存的档案，各处室要建立档案柜，分类整理，确保档案的完整与安全，当学校及教职工需利用时能及时提供。（至少保存五年）
该方案解释权归办公室。
山西师范大学实验中学
2020年11月10日
